Gouvernement du Nouveau-Brunswick

Veuillez respecter les exigences mentionnées ci-dessous afin d’assurer le traitement rapide de votre paiement. Les factures qui ne respectent pas les exigences et les contraintes en matière de présentation peuvent être retournées au fournisseur ou au ministère aux fins de correction.

 

Exigences et description obligatoire

  • Nom du destinataire – Le nom complet de l’entreprise ou de la personne à qui le paiement est destiné doit être mentionné. Aussi appelé « nom du fournisseur ».
  • Adresse du destinataire – L’adresse complète de l’entreprise ou de la personne à qui envoyer le paiement doit être mentionnée. Elle comprendra la rue ou la case postale, la ville, la province et le code postal. Aussi appelée « adresse du fournisseur ».
  • Nom du ministère – Toutes les factures doivent comprendre un nom de ministère valide. Il est permis d’utiliser le nom complet des ministères (p. ex. ministère de Tourisme, Patrimoine et Culture) ou leur abréviation (p. ex. TPC). Il faut fournir une version ou l’autre sur la facture envoyée à SNB pour que le paiement soit traité.
  • Approbateur des dépenses - SNB se sert du nom de l’approbateur des dépenses pour acheminer les documents à l’approbateur concerné dans le système électronique de traitement des factures du GNB. Ce nom doit être obtenu auprès du ministère ou de l’organisme lors de la commande auprès du fournisseur, il doit être mentionné sur la facture avant de la présenter à SNB.
  • Adresse de livraison (du ministère client) – Cette information est requise pour la confirmation de la réception des biens dans le ministère. Elle aide le SNB à identifier le ministère qui a fourni les biens ou les services.
  • Numéro de la facture ou de la note de crédit – Afin d’éviter les doublons, un numéro d’identification unique doit figurer sur votre facture ou votre note de crédit.
  • Renseignements sur la facture - Les renseignements obligatoires sur la facture comprennent la date de facturation, la quantité facturée (s’il y a lieu), la description du bien ou du service, le prix unitaire (s’il y a lieu), le sous-total, le montant de chacune des taxes et le montant total dû. Les fournisseurs non canadiens sont invités à indiquer la devise de leur choix.

Veuillez noter : Afin d’éviter tout risque de doublon, chaque facture doit faire l’objet d’un seul envoi à l’adresse du ministère (et ce, à la demande expresse du ministère) ou à l’adresse des comptes créditeurs de SNB dans tous les autres cas.

 

Présentation d’une facture par courriel

Pour un traitement plus efficace des paiements, nous encourageons les fournisseurs à présenter leurs factures par courriel à factures@snb.ca. Les factures qui ne se conforment pas aux lignes directrices suivantes peuvent être retournées, ce qui engendrera un retard de traitement et de paiement.

  • factures@snb.ca doit figurer dans le champ « À ». Si factures@snb.ca figure en copie, la facture ne sera pas traitée à la réception.
  • Une pièce jointe par courriel.
  • Une facture par pièce jointe.
  • Les types de documents pris en charge sont les PDF et les TIFF.  Note:  Excel et Word ne sont pas des formats pris en charge.
  • Il est recommandé de consigner tous les détails nécessaires sur la facture et non dans le corps du courriel.
  • Pas de facture incomplète – les factures doivent être présentées dans leur intégralité. 
  • Les factures reçues par voie électronique doivent être envoyées en pièce jointe, et non sous la forme d'un lien vers un site Web.
  • Toutes les parties de la facture doivent être lisibles.
  • Les pièces jointes ne doivent être ni protégées par un mot de passe ni cryptées.
  • Les factures ne doivent être envoyées qu’une seule fois à cette adresse électronique aux fins de traitement. Pour toute demande de renseignements, envoyer un courriel à renseignementscc@snb.ca

 

S’il n’est pas possible de présenter les factures par courriel, elles peuvent être envoyées par la poste. Veuillez prendre note des lignes directrices ci-dessous :

  • Tous les détails nécessaires, relatifs à la facture, doivent figurer sur cette dernière et non sur l'enveloppe
  • Les factures papier ne doivent pas être déchirées ou recollées à l’aide de papier adhésif – il n’est pas possible de numériser ce type de factures, il se peut donc qu’elles soient retournées et que leur traitement soit retardé.•
  • Les factures manuscrites sont acceptées, mais déconseillées, en raison de la nouvelle fonctionnalité du système qui fait appel à un logiciel de reconnaissance des caractères. Cliquer ici pour un gabarit de facture.

Adresse postale pour les factures

Comptes créditeurs de SNB
C.P. 6000
Fredericton (Nouveau-Brunswick)
E3B 5H1

 

Les bordereaux de livraison, les feuilles d’expédition, les ordres de travaux et les accusés de réception ne doivent être joints que pour étayer les factures valides.

Ces documents sont à envoyer au ministère, pas aux Comptes créditeurs de SNB :

  • les relevés;
  • les factures d’un montant de zéro.

 

 

  • S'il faut apporter une modification à une facture déjà envoyée, faire parvenir la copie modifiée de la facture à renseignementscc@snb.ca en indiquant la raison.
  • S’il faut annuler une facture déjà envoyée, faire parvenir les détails relatifs à la facture à renseignementscc@snb.ca


 

Le traitement des factures peut s'accélérer si les références suivantes, bien que facultatives, firgurent sur les factures que le fournisseur soumet à SNB

Numéro de bon de commande (s’il y a lieu): Préciser le numéro de bon de commande facilitera la vérification des factures et accélérera leur traitement.

Coordonnées de l’entreprise: Ces renseignements sont utiles pour la résolution des factures à payer.

Employé du GNB qui commande ou reçoit les biens ou les services: Cette information facilite l’approbation des factures par le ministère et la confirmation que les biens ont été reçus.

 

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :

Service des comptes créditeurs de SNB

No de téléphone : 1-888-487-5050 (sélectionnez la langue de votre choix, puis appuyez sur le « 3 »)

Demandes de renseignements par courriel : renseignmentscc@snb.ca