Gouvernement du Nouveau-Brunswick
 

Énoncé et aperçu


Énoncé

La Directive sur les frais de déplacement définit les frais raisonnables dont les employés en service commandé, y compris en formation, peuvent demander le remboursement.

L’employeur est responsable d’autoriser les déplacements en service commandé, d’en déterminer la nécessité et de s’assurer que tous les arrangements de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive.

La ligne de conduite en matière de remboursement des frais de déplacement est la suivante :

  • Dans la mesure du possible, les membres du personnel doivent choisir le parcours le plus direct et utiliser le moyen de transport le plus économique, compte tenu du temps dont ils disposent.
  • Tout membre du personnel peut présenter une demande de remboursement des frais de déplacement engagés dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, conformément aux règles établies dans la présente directive.
  • Aux fins de la demande de remboursement, l’un ou l’autre des endroits suivants est considéré comme le point de départ ou d’arrivée de tout déplacement :
    - le lieu de travail ou
    - le domicile du membre du personnel, s’il s’agit effectivement du point de départ et de retour et que la distance parcourue est moindre.
  • L’administrateur général (se reporter à l’annexe C pour définition) peut autoriser une personne au service du ministère ou de l’organisme concerné à agir en son nom aux fins de la présente directive, sauf s’il est précisé que « l’administrateur général exclusivement » est visé.  La délégation de pouvoirs doit être formulée par écrit et porter sur les responsabilités spécifiques qui sont déléguées
  • Le gouvernement n’est aucunement tenu de rembourser des frais qui ne sont pas conformes à la Directive sur les frais de déplacements.
  • Les paiements excédentaires seront recouvrés et les paiements insuffisants feront l’objet d’un redressement.

Principes directeurs

Toutes les demandes de remboursement des frais de déplacement doivent être examinées en regard des principes directeurs suivants :

  • déplacement lié au travail
  • frais modérés et pertinents
  • maintien d’un équilibre entre l’économie, l’hygiène et la sécurité et l’efficacité opérationnelle
  • correspondance optimale aux besoins de l’employé et aux exigences opérationnelles de l’employeur.

Application

La présente directive vise :

  • les gestionnaires et les employés non syndiqués des parties I, II et III des services publics, sauf dans les cas où il en est établi autrement par décret;
  • les employés syndiqués des parties I, II et III des services publics, sauf en cas de dispositions différentes dans le cadre d’une convention collective (se reporter à la convention collective pertinente);
  • les personnes liées par un contrat de services personnels (se reporter aux modalités du contrat);
  • les membres du personnel occasionnel et temporaire.

Fondement

85.0200
85.0724
86.0400
86.0935
87.0626
87.1122
88.0476
88.0679
88.0987
90.0354
90.0639
91.0388
93.0402
93.0525
93.0838
93.0712
95.0191
97.0166
99.0547
01.0089
05.0173
05.0174
10.0101
 

Rôles et responsabilités

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Administrateur général

L’administrateur général est chargé des responsabilités suivantes :

  • assurer le maintien de la conformité aux principes et aux dispositions obligatoires de la présente directive;     
  • déléguer par écrit les pouvoirs d’approbation à l’échelon approprié;
  • donner son approbation, le cas échéant, lorsqu’il s’agit d’éléments dont il est précisé qu’ils exigent l’approbation de « l’administrateur général exclusivement »;
  • exercer un pouvoir discrétionnaire dans les limites des principes directeurs de la présente politique.

Gestionnaires et délégués investis de pouvoirs

Les gestionnaires et les membres du personnel à qui on a délégué les pouvoirs d’approbation ont la responsabilité de s’assurer que : 

  • les dépenses correspondent à la présente directive;       
  • les demandes de remboursement des frais de déplacement ont été vérifiées et approuvées avant que le remboursement soit effectué;
  • les dépenses aient été engagées par nécessité dans le cadre de l’exercice de fonctions liées au travail;
  • les reçus pertinents sont fournis à titre de pièces justificatives de la demande de remboursement et que les formulaires de remboursement sont remplis correctement;
  • toutes les dépenses soient justifiées.

Membres du personnel

Les membres du personnel qui effectuent un déplacement en service commandé ont la responsabilité de prendre connaissance de la Directive sur les frais de déplacements, d’en respecter les dispositions et de demander des éclaircissements à leur gestionnaire au besoin.

Les responsabilités suivantes incombent aux membres du personnel :

  • se conformer aux dispositions de la présente directive; 
  • obtenir l’autorisation d’effectuer un déplacement conforme à la présente directive; Un formulaire d’approbation de voyage est disponible au http://www2.gnb.ca/content/dam/gnb/Departments/ohr-brh/pdf/other/Travel_Request_Form.pdf lorsque/si applicable
  • remplir et soumettre des demandes de remboursement accompagnées des pièces justificatives nécessaires;       
  • annuler les réservations au besoin, garder en lieu sûr les avances de fonds pour les déplacements et rembourser promptement tout montant payé en trop;      
  • étudier la possibilité de remplacer le déplacement par une solution telle que la téléconférence ou la vidéoconférence et  utiliser les outils en ligne désignés du gouvernement suivants lorsque nécessaire:
    - Répertoire des établissements d’hébergement
    - Programme de location de voitures    
    - Hébergement au cours d’un déplacement international
    - Indemnité de repas au cours d’un déplacement international
  • obtenir les passeports, visas, immunisations et médicaments requis ou recommandés avant le déplacement (s’il y a lieu); 
  • prendre les arrangements de voyage directement avec les fournisseurs de services ou par l’entremise d’agents de voyage reconnus;
  • obtenir une carte d’embarquement et mettre les bagages en consigne avant l’heure limite précisée par le transporteur, et être prêt à embarquer à proximité de la porte d’embarquement à l’heure limite précisée par le transporteur. Le non-respect des heures limites visant l’obtention de la carte d’embarquement, la consignation des bagages et la présence à la porte d’embarquement peut entraîner des frais supplémentaires pour l’employeur.
 

Transport par avion

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Transport par avion

L’avion est le moyen de transport habituel pour les déplacements à l’extérieur de la province, sauf lorsqu’il est plus économique ou plus pratique d’utiliser une voiture.

Classe de sièges

La classe est approuvée selon les règles suivantes 

  • Le voyage est effectué en classe économique. 
  • Un surclassement peut être autorisé dans l’un ou l’autre des cas suivants : 
    - aucun siège moins coûteux n’est disponible et un retard à l’arrivée est inacceptable ou
    - le membre du personnel accompagne officiellement une personne qui voyage en classe supérieure.

Modalités relatives aux tarifs

Les règles suivantes sont appliquées pour déterminer les modalités relatives aux tarifs :

  • Au moment de réserver les billets, on cherchera les tarifs aériens les moins chers disponibles qui conviennent au trajet prévus.
  • Les billets à prix réduit doivent être achetés au lieu des billets en classe économique à prix ordinaire lorsque ces tarifs sont disponibles. Dans la mesure du possible, les réservations doivent être faites avec le maximum d’avance.
  • Il faut tenir compte des diverses restrictions et des avantages qui s’appliquent à certains tarifs lorsqu’il s’agit de déterminer le moyen de transport le plus économique. Il faut tenir compte de la possibilité que les conditions rattachées aux tarifs aériens à prix réduit fassent hausser les frais de déplacement du membre du personnel en raison de frais d’hébergement et de repas additionnels.
  • Les frais facturés en cas d’annulation inévitable de billets achetés à prix réduits ne sont pas à la charge du membre du personnel.
  • Les membres du personnel peuvent demander un remboursement du prix du billet d’avion avant que le déplacement n’ait lieu.

Tarif pour excédent de bagage

Les frais pour excédent de bagage lors du transport de ses effets personnels ou de matériel appartenant au gouvernement peuvent être remboursés si l’employeur convient que cela était nécessaire.
 

 

Transports de surface

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Frais admissibles

L’employeur rembourse les frais suivants 

  • les frais de transport en commun
  • les frais de navettes des hôtels et aéroports
  • les frais de taxis
  • les frais de traversier
  • les frais de péage des ponts, des routes et des tunnels
  • les frais de stationnement.

Transport en commun et navettes

Le transport en commun local, les navettes des hôtels et aéroports sont abondants dans plusieurs régions et leur utilisation est encouragée dans la mesure du possible.

Taxis

L’utilisation de taxis doit être réservée aux déplacements de faible distance quand le transport en commun local ou les navettes des aéroports et hôtels ne conviennent pas ou qu’il n’est pas raisonnable de les utiliser. Le reçu ou la demande de remboursement doit indiquer le point de départ, la destination et la raison d’être du déplacement.

Les frais de taxis sont justifiés lorsqu’un déplacement en groupe par taxi est plus économique que la totalité des frais si toutes les personnes avaient voyagé isolément.

Amendes

L’employeur ne rembourse pas les amendes liées au stationnement, aux infractions aux règles de la circulation, ou au code de la route.
 

 

Utilisation de véhicules

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Option la moins coûteuse

L’option la moins coûteuse entre l’utilisation d’un véhicule personnel ou d’un véhicule loué doit être utilisée. Le choix d’une option plus coûteuse doit être autorisé au préalable. 

Le calculateur qui se trouve à l’annexe B permet de calculer le coût des différentes options de déplacement avant de décider laquelle choisir. (Veuillez noter que le calculateur doit seulement être utilisé pour des locations à court terme, d’une durée maximale de deux semaines.)

Selon la distance à parcourir, les véhicules de location constituent souvent l’option la plus économique.  

Les facteurs suivants doivent être pris en considération au moment d’autoriser l’utilisation d’un véhicule personnel 

  • le coût associé aux autres moyens de transport
  • la disponibilité de véhicules de fonction
  • le nombre de personnes qui effectuent le déplacement
  • le caractère urgent du déplacement
  • le respect de la Directive concernant les véhicules (AD‑1702)
  • la disponibilité des véhicules de location
  • les conditions météorologiques.

Véhicules de fonction

Conformément à la Directive concernant les véhicules AD-1702, l’Agence de gestion des véhicules du ministère des Transports peut affecter des  véhicules légers selon la règle générale d’un programme de déplacement de plus de 30 000 km par année en service commandé. La Directive concernant les véhicules AD-1702 doit être consultée dans de telles situations.

L’utilisation des véhicules de fonction est autorisée par l’administrateur général exclusivement.
 

 

Frais d’utilisation d’un véhicule personnel

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Indemnités de kilométrage

Le tableau ci-dessous indique les taux par kilomètre pour l’utilisation d’un véhicule personnel, selon divers scénarios éventuels.
 

Situation L’indemnité de kilométrage est accordée selon
Le membre du personnel utilise sa voiture personnelle à la demande de l’employeur. l’annexe A
Le membre du personnel choisit d’utiliser sa voiture personnelle même si c’est l’option la plus dispendieuse. l’annexe A pourvu qu’une approbation préalable a été obtenue.
L’administrateur général juge qu’un membre du personnel doit utiliser sa camionnette personnelle en raison des fonctions qu’il exerce. 1 ¢ par kilomètre en plus du taux accordé selon l’annexe A
L’administrateur général juge que le membre du personnel est tenu d’attacher une remorque à son véhicule personnel. 2,5 ¢ par kilomètre en plus du taux accordé selon l’annexe A

Assurance pour les véhicules personnels

Le gouvernement n’assume aucune responsabilité relative à une réclamation découlant de l’utilisation d’un véhicule personnel, et ce, quelles que soient les circonstances.

Les membres du personnel qui utilisent une voiture personnelle dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions sont tenus de se procurer une assurance adéquate et de verser les primes.

Accidents

Tout accident doit être signalé aux autorités locales chargées de l’application des lois, à la compagnie d’assurance automobile (le cas échéant) et au surveillant immédiat du membre du personnel.
 

 

Frais de location de véhicules

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Lignes directrices pour la location de véhicules

Lorsqu’un membre du personnel a besoin de louer un véhicule, il doit le faire selon les règles énoncées ci-dessous :

  • Les frais de location de véhicule doivent être économiques et pratiques compte tenu du travail à effectuer et du nombre de personnes à bord.
  • Dans la mesure du possible, les voitures de location doivent recevoir un plein d’essence avant d’être rendus à l’agence afin d’éviter les frais d’essence plus élevés que demande l’agence de location de voitures.

Carte de crédit professionnelle

Pour les besoins en matière d’assurance, il est fortement recommandé que les employés qui effectuent des déplacements dans le cadre de leur travail utilisent une carte de crédit professionnelle pour prendre des arrangements de location de véhicules (voir section 6 de cette directive).  Pour de plus amples renseignements sur les assurances, consultez l’entente avec le fournisseur de la carte de crédit. 

Sauf lorsqu’elle est exigée pour des raisons opérationnelles, la facturation directe pour la location des voitures ne doit pas être utilisée. La facturation directe doit constituer une exception.

Assurances supplémentaires

Les entreprises de location facturent un tarif quotidien additionnel pour porter la franchise sur collision à zéro.  Ce tarif n’est pas appliqué aux véhicules loués par le gouvernement. 

Les coûts des dommages sont à la charge du ministère concerné, jusqu’à concurrence de la franchise, pourvu que l’accident soit survenu lorsque la personne utilisait le véhicule dans le cadre de son travail.

Deuxièmes conducteurs

Le conducteur principal ainsi que tous les deuxièmes conducteurs éventuels doivent être précisés dans le contrat de location de voiture.

Veuillez consulter votre entente avec le fournisseur de la carte de crédit pour de plus amples renseignements sur la couverture d’assurance.

Membres de la famille et non-salariés

Les véhicules loués en vue du travail peuvent être conduits par les membres du  personnel qui répondent aux exigences du contrat de location de voiture. Les membres de la famille et les non-salariés ne sont pas autorisés à conduire des véhicules loués en vue du travail.

Véhicules hors de la province

Les véhicules loués pour circuler dans la province ne peuvent être apportés hors de la province ou aux États-Unis à moins d’arrangements préalables pris auprès de l’entreprise de location.

Options d’achat d’essence

Parmi les options d’achat d’essence pour les véhicules de location figurent les cartes d’accès aux postes d’essence du ministère des Transports et la carte de crédit pour l’achat d’essence et le règlement d’autres dépenses relatives aux véhicules chez les détaillants.

Les cartes d’accès sont disponibles auprès de l’Agence de gestion des véhicules du ministère des Transports.  Les formulaires de demande sont disponibles au http://internal.dot.gnb.ca/vm/reference/forms/Fuel_for_Rentals-f.pdf.  Il faut présenter votre demande au coordinateur des véhicules dans votre ministère qui s’occupera de la faire parvenir à l’Agence de gestion des véhicules du ministère des Transports pour traitement.

Taux quotidiens de location de véhicules

Les taux quotidiens de location de véhicules s’appliquent à la location au Nouveau-Brunswick. Les taux de location à l’extérieur du Nouveau-Brunswick et dans les Provinces maritimes comportent des frais au kilomètre. 

Les membres du personnel doivent signaler le trajet prévu à l’entreprise de location afin qu’elle utilise les taux appropriés, faute de quoi des problèmes d’assurances pourraient se poser.
 

 

Hébergement à l’intérieur du Canada

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Logement particulier

Les membres du personnel sont encouragés à prendre des dispositions pour loger dans une maison privée lorsqu’ils sont en déplacement. Le remboursement est accordé conformément à l’annexe A.

Hôtels

Le répertoire des hôtels peut être consulté au http://intranet.gnb.ca/hotels/.  Ce site contient les tarifs négociés qui sont mis à la disposition des utilisateurs identifiés en voyage en service commandé autorisé par le gouvernement.
 

Cas Alors
Tarifs « dans les limites » du tarif maximum spécial Les frais facturés et remboursés aux membres du personnel doivent figurer parmi les tarifs d’hôtels maximum spéciaux négociés qui figurent à la section « dans les limites » du Répertoire des hôtels.  

Les membres du personnel sont tenus de consulter le répertoire avant de réserver des chambres afin de s’assurer que leur choix de logement est conforme à la directive.
Tarifs dépassant le tarif maximum d’hôtel Si les tarifs dépassent ceux figurant dans la section « dans les limites » du Répertoire des hôtels, le membre du personnel devra fournir une justification, y compris le nom de l’activité et la raison d’être de la réunion et du dépassement des frais. Le remboursement est normalement accordé pour une chambre individuelle, sauf autorisation contraire.

Une autorisation préalable et une justification sont exigées pour toute réservation de chambres d’hôtel dans la section « au-dessus » du Répertoire des hôtels.
Hôtels non inscrits dans le répertoire des hôtels Une autorisation préalable et une justification sont exigées si les tarifs dépassent ceux de la section « dans les limites ».    

Lorsque le choix porte sur un hôtel non inscrit dans le Répertoire, le tarif facturé et remboursé ne doit pas dépasser les tarifs maximum qui figurent dans le Répertoire pour la même région.

Dans tous les cas, les membres du personnel doivent expressément demander le tarif du gouvernement.

Internet

Les frais d’Internet aux fins du travail seront remboursés.

Annulations et réservations garanties

Lorsque les plans de voyage sont modifiés et que l’hébergement n’est plus nécessaire, le membre du personnel doit s’assurer que les réservations sont annulées directement auprès de l’établissement et en temps opportun, de manière à éviter des frais inutiles.
 

 

Frais de repas et dépenses connexes à l’intérieur du Canada

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Remboursement des frais de repas et dépenses connexes

Lorsqu’un membre du personnel ne peut adhérer à son horaire normal et habituel pour les repas en raison d’un déplacement en service commandé, les frais de repas et les dépenses connexes lui sont remboursés selon les règles qui figurent dans cette section.

Les dépenses connexes engagées au cours d’un déplacement (p. ex. : appels téléphoniques personnels, machines distributrices, journaux, pourboires, bouteille d’eau) sont remboursées selon les règles figurant à l’annexe A.

Déplacement d’un jour

Une indemnité mixte quotidienne incluant les pourboires est accordée, conformément à l’annexe A.

Déplacement pour une partie d’un jour

Aucun remboursement n’est accordé  pour les frais de  repas qui pourraient normalement être pris avant le départ ou après le retour. Voir l’annexe A. 

Aucun remboursement n’est accordé  pour les frais de  repas lorsque le membre du personnel travaille selon un horaire préétabli à l’intérieur d’une zone assignée.

Des indemnités peuvent être versées pour les repas tombant dans les périodes de temps fixées dans l’annexe A qui correspondent aux périodes de déplacement du membre du personnel.

Participation à une conférence ou à une activité

Les frais de repas ne sont pas remboursés pour les repas pris à la maison avant le départ ou au retour, ou pour les repas inclus ou fournis dans les frais de transport ou d’hébergement ou dans les frais d’inscription de rencontres, de conférences ou de formations. 

Il faut soustraire de l’indemnité quotidienne ou partielle figurant à l’annexe A l’indemnité visant les repas inclus dans le droit d’inscription à la conférence ou dans les frais d’hôtel, ou fournis dans le cadre d’une activité ou par un transporteur.

Blanchissage et nettoyage à sec

Les frais raisonnables engagés durant une absence de plus de cinq jours à l’extérieur de la zone d’affectation peuvent être remboursés.

Appels téléphoniques

Les frais d’appels téléphoniques locaux et interurbains effectués dans le cadre du travail sont remboursés.

Remboursement dans la zone d’affectation

Les repas pris à l’intérieur de la zone d’affectation (voir l’annexe C pour définition) peuvent être remboursés à titre exceptionnel. Le kilométrage, les frais de stationnement et les taxis peuvent être remboursés quand les déplacements en service commandé l’exigent.

En règle générale, les frais ne sont pas remboursés lorsque les déplacements sont effectués à l’intérieur de la zone d’affectation.  Dans le cas où un tel remboursement est accordé à titre exceptionnel, voici la règle qui s’applique :

  • Tout membre du personnel admissible à l’indemnité de kilométrage doit présenter une demande au moyen de la formule appropriée en indiquant ses destinations à l’intérieur de la zone d’affectation.
  • À la discrétion de l’organisme employeur, la personne en question peut demander une indemnité quotidienne ou l’indemnité de kilométrage habituelle, conformément à l’annexe A.

Affectation personnel itinérant

Les remboursements faisant l’objet de cette section s’appliquent aux déplacements du personnel itinérant. (voir l’annexe C pour définition)
 

Déplacement d’un membre du personnel itinérant Règles
Avec avis préalable Les frais de repas dans le milieu du quart de travail ne sont pas remboursés si les membres du personnel ont reçu un avis préalable.
Sans avis préalable L’administrateur général peut autoriser le remboursement pour l’achat d’un repas ou des provisions pour sa préparation, conformément à l’annexe A, dans des situations où le membre du personnel n’a pas reçu suffisamment d’avis pour s’assurer un repas dans le milieu de son quart de travail.   
Heures supplémentaires L’administrateur général peut autoriser des indemnités de repas, conformément à l’annexe A, pour les employés autorisés à travailler au moins 2 heures supplémentaires après leurs heures de travail normales. Consulter la convention collective.
Travailleurs en région éloignée L’administrateur général peut autoriser des indemnités d’épiceries jusqu’à 50 % des indemnités de repas, tel qu’indiqué à l’annexe A, lorsque les épiceries ne sont pas fournies par l’employeur.
 

Repas et frais connexes pour les déplacements internationaux

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Repas et frais connexes

En ce qui a trait au remboursement des frais de repas et des frais connexes, consulter :

Blanchissage et nettoyage à sec

Les frais raisonnables engagés durant une absence de plus de cinq jours à l’extérieur de la zone d’affectation peuvent être remboursés.

Appels téléphoniques

Les frais d’appels téléphoniques locaux et interurbains effectués dans le cadre du travail sont remboursés.

Frais de passeport

L’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de passeport, y compris les photos, seulement lorsque le membre du personnel est dans l’obligation de voyager à l’extérieur du Canada en service commandé et que cette personne ne possède pas de passeport.

Autres frais liés aux déplacements internationaux

Au besoin, le membre du personnel doit prendre les arrangements relatifs aux visas d’entrée exigés par Affaires étrangères et Commerce international Canada ainsi qu’aux inoculations, aux vaccins, aux radiographies et aux attestations de santé obligatoires, sans frais pour le membre du personnel.
 

 

Réunions d’affaires

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Frais liés aux réunions d’affaires

Les frais raisonnables liés aux réunions d’affaires peuvent être remboursés avec l’autorisation de l’administrateur général ou de son représentant, soit

  • les frais de location de locaux et de matériel et les frais de repas, de rafraîchissements et autres services connexes;
  • les frais engagés pour faciliter la conduite d’affaires officielles du gouvernement.

Dépenses personnelles

Les dépenses personnelles sont considérées comme des frais de représentation lorsqu’elles ont trait à des réunions d’affaires et qu’elles sont : 

  • engagées à la suite de la conduite régulière des affaires;
  • liées aux repas, aux boissons, aux rafraîchissements, aux réceptions, à des expositions, à des spectacles et à d’autres frais connexes.

Les frais raisonnables engagés en dépenses personnelles peuvent être remboursés :

  • jusqu’à concurrence de 200 $, avec l’approbation de l’administrateur général ou de son représentant;
  • sous réserve de l’approbation de l’administrateur général exclusivement, dans le cas de frais de plus de 200 $.

Les réunions d’affaires sont considérées comme des activités de représentation lorsque des frais sont engagés pour l’achat d’alcool et que ces frais font l’objet d’une demande de remboursement.

Réunions d’affaires et représentation

Toute demande de remboursement des dépenses engagées pour des réunions d’affaires et des frais de représentation doit comporter des précisions sur le but de l’activité et le nombre de personnes qui y ont pris part, et être accompagnée des reçus détaillés pertinents.
 

 

Dépenses supplémentaires liées au travail

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Rencontres de préparation à la retraite

Lorsqu’un membre du personnel est autorisé à participer à des rencontres de préparation à la retraite, il pourra se faire rembourser ses frais de déplacement selon les règles suivantes :

  • Les frais engagés sont remboursés et les indemnités sont accordées comme dans le cas d’un déplacement, conformément à la présente directive.
  • Dans le cas où la conjointe ou le conjoint y assiste aussi, le remboursement inclut les frais suivants :
    - le logement de nuit tel que précisé dans la section 4 de la présente directive;
    - les frais de repas du couple conformément à l’annexe A (Indemnité de repas).

Participation à une entrevue de sélection ou à une activité connexe.

L’administrateur général peut exclusivement autoriser le paiement des frais de déplacement, tel qu’énoncé dans la Directive sur les frais de déplacement, aux personnes qui parcourent plus de 100 kilomètres pour un aller simple afin de participer à l’entrevue ou à l’activité.

Frais résultant d’une maladie ou d’un accident au cours d’un déplacement

Le remboursement de frais extraordinaires qui découlent d’une maladie ou d’un accident survenant au cours d’un déplacement à l’extérieur de la province peut être accordé lorsque :

  • l’administrateur général exclusivement autorise le remboursement des frais engagés.
  • le contrôleur est d’avis
    - que les frais s’ajoutent à ceux que le membre du personnel aurait eu à engager s’il n’avait pas été absent du Nouveau‑Brunswick
    - que les frais ne sont pas remboursés en vertu d’une police d’assurance, de la Loi sur les accidents du travail, de la Loi sur le paiement des services médicaux, d’une autre autorité ou d’un régime privé de soins médicaux auquel adhère le membre du personnel concerné.

Frais de déplacement extraordinaire

Les frais de déplacement extraordinaires non autorisés ou supérieurs au montant autorisé seront seulement remboursés si :

  • le contrôleur estime que les dépenses étaient raisonnable et justifiées en s’appuyant sur
    - une demande de remboursement accompagnée des reçus et du compte rendu des circonstances,
    - une recommandation par écrit qui lui est adressée par  l’administrateur général exclusivement.
 

Administration

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Demandes en temps opportun

Les demandes de remboursement doivent être soumises en temps opportun dans le cadre de l’exercice financier, conformément aux directives de l’employeur. Les demandes doivent généralement être soumises une fois par mois et jamais plus d’une fois par deux semaines.

Petite caisse

L’employeur peut décider de rembourser les frais de déplacement d’un montant inférieur à 75 $ à partir des fonds de la petite caisse.

Remboursement des frais de déplacement

Les demandes de remboursement des frais de déplacement doivent comporter ce qui suit :

  • Les membres du personnel doivent présenter un relevé détaillé des frais engagés au moyen du procédé de remboursement des frais mis en place par leur employeur.
  • Les frais dépassant 10 $ doivent être justifiés par des reçus (voir définition à l’annexe C).

Mode de paiement

Les frais de déplacement et autres paiements qui sont remboursés aux employés par le système général d’information financière de la province le seront désormais au moyen de dépôts directs. Ce mode de paiement peut être revu à la discrétion du contrôleur.

Approbation

Toutes les demandes de remboursement doivent

  • recevoir l’approbation du surveillant immédiat du membre du personnel ou celle de la personne chargée de l’approbation, selon le procédé de remboursement des dépenses établi par l’employeur.
  • être accompagnées des reçus pertinents et de toutes les pièces justificatives nécessaires.

Reçus

L’original du reçu (non pas une photocopie) doit accompagner toute demande de remboursement sauf mention contraire dans la présente directive.  Dans le cas d’une facture de restaurant, le bordereau de carte de crédit ne suffit pas comme seule pièce justificative d’un remboursement.

Lorsque le membre du personnel certifie que le reçu a été égaré, détruit par accident ou impossible à obtenir, une déclaration personnelle peut s’y substituer.

Carte de crédit professionnelle

Une carte de crédit professionnelle permet aux membres du personnel de gérer leurs frais de déplacement lorsqu’ils sont en service commandé.

  • Les cartes
    - sont émises par le coordonnateur chargé des cartes au ministère.
    - Tous les employés du gouvernement y sont admissibles, y compris les membres du personnel occasionnel et temporaire travaillant à plein temps et les étudiants occupant un emploi d’été à plein temps qui ont à se déplacer dans le cadre de leur travail.
     
  • Le paiement est fait
    - directement à la société émettrice de la carte de crédit;
    - par le membre du personnel
     
  • Toute avance de fonds
    - nécessaire dans le cadre du travail peut être imputée au compte par le membre du personnel, au besoin.
    - Les frais liés à de telles avances de fonds peuvent être remboursés, sous réserve de l’approbation de l’administrateur général.

Cartes d’achat du gouvernement

Les cartes d’achat du gouvernement ne doivent pas servir au règlement des frais de déplacement des membres du personnel.
 

 

Annexe A - Indemnités

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Indemnité de kilométrage

Lorsque l’employeur demande au membre du personnel d’utiliser sa voiture personnelle les taux ci-dessous s’appliquent. Les mêmes taux s’appliquent lorsque le membre du personnel demande et obtient l’autorisation d’utiliser sa voiture personnelle.
 

Kilométrage par exercice financier
(Le dossier individuel de kilométrage accumulé tombe à zéro le 1er avril de chaque année)
En vigueur le 1er mai  2022
Pour chacun des 8 000 premiers kilomètres par an 0,50 $
Pour chacun des 8 000 kilomètres suivants par an 0,46 $
Pour chaque kilomètre excédant 16 000 kilomètres par an 0,40 $

Indemnité de repas

Les indemnités de repas applicables aux déplacements en service commandé, indiquées ci-après, entrent en vigueur à compter du 1er juin 2010.
 

Repas Dans la province À l’extérieur de la province
Petit déjeuner (entre minuit et midi) 7,50 $ 10,00 $
Déjeuner (entre midi et 18 h) 10,50 $ 12,00 $
Dîner (entre 18 h et minuit) 19,50 $ 24,00 $
INDEMNITÉ QUOTIDIENNE TOTALE 37,50 $ 46,00 $

Pour les repas au cours de déplacements hors du pays – consulter l’annexe C - Indemnités, modules 1, 2 et 3 du Conseil national mixte

Dépenses connexes

Le remboursement est de 5 $ par nuit passée en déplacement à l’intérieur du Canada.

Pour les déplacements hors du pays – consulter l’annexe C - Indemnités, modules 1, 2 et 3 du Conseil national mixte

Déplacements à l’intérieur de la zone d’affectation

L’indemnité quotidienne pour les déplacements autorisés à l’intérieur de la zone d’affectation est de 6 $.

Logement particulier

L’hébergement dans un logement particulier est remboursé au tarif de 25 $ par nuit passée en déplacement.
 

 

Annexe B - Calculateur

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Annexe C - Définitions

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Administrateur général

  • Administrateur général (partie I);
  • Administrateur général du ministère de l’Éducation (investi du pouvoir d’approbation pour la partie II);
  • Président directeur général (partie III).

Employeur

Toutes les entités comprises dans les parties I, II et III des services publics figurant à l’annexe 1 de la Loi relative aux relations de travail dans les services publics.

Indemnité

Montant autorisé dont le remboursement peut être demandé au lieu des frais réellement engagés pour certaines dépenses, notamment le kilométrage.

Lieu de travail

Ce terme désigne :

  • soit l’endroit fixe et précis où le membre du personnel doit se présenter au travail chaque jour, sauf s’il effectue un déplacement;
  • soit la région assignée, dans le cas où un membre du personnel affecté à une région donnée n’a pas à se présenter au travail à un endroit fixe et précis.

Membre du personnel

Personne au service du gouvernement du Nouveau‑Brunswick.

Personnel en déplacement

Personnel qui voyage en service commandé dans un déplacement à l’extérieur de la zone d’affectation comprise dans un rayon de 16 km du lieu de travail habituel.

Personnel itinérant

Personnel désigné par l’administrateur général, composé des personnes réunissant les deux conditions suivantes :

  • sont habituellement tenues de travailler à l’extérieur de leur lieu de travail;
  • n’exercent pas leurs fonctions quotidiennes dans un bureau, un établissement, une usine ou toute autre installation fixe constituant le lieu de travail habituel.

Zone d’affectation

Région entourant le lieu de travail du membre du personnel ayant un rayon de 16 kilomètres ou moins en voiture à partir du lieu de travail habituel, distance obtenue en suivant le trajet le plus direct, le plus sécuritaire et le plus pratique.